Abiball-Planung leicht gemacht
Die Schule ist zu Ende und es wird Zeit, das Geleistete gebührend zu feiern! Gemeinsam mit euren Mitschüler:innen dürft ihr euch vor der Familie, Freund:innen, Angehörigen und Lehrkräften noch einmal so richtig in den Mittelpunkt des Geschehens rücken: Denn euer Abiball ist der krönende Abschluss eurer Schulzeit. Wenn der Abiball ein Erfolg werden soll, ist eine genaue Planung nötig. Aber keine Sorge, mit den richtigen Tipps wird euer Abiball unvergesslich!
Die frühe Abiball-Planung ist das A und O
Wie bei allen wichtigen Feierlichkeiten auch, ist beim Abiball eine frühzeitige und strukturierte Planung notwendig. Je detaillierter die Abiball-Vorbereitungen, desto weniger kann bei diesem lang ersehnten Event schiefgehen.
Eure Checkliste für einen perfekten Abiball
Damit keine wichtigen Punkte übersehen werden, ist eine Abiball-Checkliste sinnvoll. Mit ihr behaltet ihr den Überblick, was wann erledigt wird und wer welche Aufgaben übernimmt.
Abiball-Komitee festlegen
Die gute Nachricht ist: Niemand muss den Abiball alleine planen! Bereits zu Beginn des letzten Schuljahres sollte der gesamte Jahrgang das Abiball-Komitee aus Mitschüler:innen wählen, die sich in die Abiball-Planungen einbringen möchten. Am besten funktionieren die folgenden Planungen, wenn das Abiball-Organisationsteam aus etwa 5 oder 7 Schüler:innen besteht. Die ungerade Anzahl verhindert ein Unentschieden bei Abstimmungen. Das Abiball-Komitee kann sich auch Unterstützung bei Vertrauenspersonen holen, wie vom Klassenvorstand, Elternsprecher:innen oder von Jahrgangs-Tutor:innen.
Wichtige Daten zuerst klären
Zu den ersten Aufgaben des Abiball-Komitees gehört das Festlegen eines Datums und einer Abiball-Location. Die Wahl des Veranstaltungsortes hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der erwarteten Anzahl der Gäste, der benötigten Ausstattung, der Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten. Neben Kulturzentren, Eventhallen oder der eigenen Schule bieten auch viele Hotels Veranstaltungsräume an, die sich als Abiball-Location eignen. Die in vielen deutschen Städten und Regionen vertretenen Maritim Hotels bieten zum Beispiel neben der Raummiete des Veranstaltungsraums Zusatzleistungen wie Catering, Getränke und Veranstaltungstechnik in einem Paket.
Die Kosten berechnen
Sobald Datum und Location für den Abiball feststehen, ist es an der Zeit, einen Kostenplan zu erstellen. Auch diese Aufgabe wird in Gemeinschaftsarbeit der Mitglieder des Abiball-Komitees erledigt. Die Raummiete ist nun bekannt, also können im nächsten Schritt die zusätzlichen Programmpunkte besprochen werden. Gibt es einen Aperitif zur Begrüßung der Gäste? Soll ein:e DJ:ane oder eine Band auftreten? Braucht es technische Spielereien wie Nebelmaschine, Lichter- oder Lasershow und wie viel wird dafür berechnet? Genaue Tipps zur Abiball-Finanzierung findet ihr weiter unten im Beitrag.
Ablaufplan festlegen
Ein gemeinsam festgelegter Ablaufplan ist sowohl für strukturierte Planungen als auch für den Abiball-Abend notwendig. Bis zu welchem Zeitpunkt müssen verschiedene Aufgaben erledigt sein? Wie sollen die Feierlichkeiten genau ablaufen: Wann beginnt der Einlass, wann ist der Einmarsch der Abiturient:innen geplant? Wann werden Buffet und Tanzfläche eröffnet? Auf diese Weise stellt ihr sicher, dass Planungen und Feierlichkeiten nicht im Chaos enden.
Aufgaben im Komitee verteilen
Nun geht es an die Aufgabenverteilung im Abiball-Komitee. Folgende Aufgabenbereiche sind wichtig und können entweder von einem Komitee-Mitglied oder von mehreren übernommen werden:
Musik und Fotograf:in: Ein wichtiger Bestandteil eines gelungenen Abiballs ist die Musik. Ihr könnt euch natürlich selbst um eine Playlist kümmern, aber das erfordert nicht nur viel Zeitaufwand, sondern kann bei der falschen Musikwahl auch zu einer leeren Tanzfläche führen. Deshalb ist es am besten, eine:n professionelle:n DJ:ane oder eine erfahrene Band zu engagieren. Falls es eine Schulband oder ein Schulorchester gibt, dürfen diese natürlich nicht fehlen. Professionelle Unterstützung in Sachen Fotos kann ebenfalls hilfreich sein. Auf Freunde und Mitschüler:innen als Fotograf:innen für den Abend solltet ihr euch nur verlassen, wenn alle im Komitee vom Vorschlag überzeugt sind. Schließlich sind die Fotos Erinnerungen fürs Leben für den gesamten Jahrgang.
Dekoration: Wenn ihr euch für ein bestimmtes Abiball-Motto entscheidet, wird die Dekoration dementsprechend abgestimmt. Werbe- und Druckmittel, wie Eintrittskarten, Flyer und Menü- und Getränkekarten, werden dann nach eurem Abiball-Motto gestaltet. Für Party- und Tischdeko findet ihr zahlreiche Angebote im Internet. Luftballons, Streudeko für die Tische und Blumenschmuck stehen bei jeder Feier an oberster Stelle.
Verpflegung: Die meisten entscheiden sich für ein Buffet, das den Gästen ermöglicht, ihr Essen selbst auszuwählen. Viele Eventlocations bieten ihren Auftraggebenden bereits Buffetvorschläge an. Mit dieser Wahl geht ihr der Gefahr aus dem Weg, dass bei einem Menü nicht das Richtige für eure Gäste dabei ist. Falls ihr an einem Ort feiert, an dem ihr euch selbst um die Verpflegung kümmern müsst, sind die Catering-Angebote der Maritim Hotels empfehlenswert. Diese flexiblen Catering-Pakete beinhalten zahlreiche Serviceleistungen, die ihr je nach Bedarf zusätzlich bucht – zum Beispiel Möblierung, Veranstaltungstechnik, Dekoration und Künstler:innen sowie Showprogramme.
Einmarsch der Abiturient:innen und Mitternachtseinlage: Auch ein geregelter Einmarsch der Abiturient:innen gehört zur Abiball-Planung, damit niemand "aus der Reihe tanzt". Je nachdem, ob ihr eine gemeinsame Darbietung präsentieren möchtet, müsst ihr alle aus eurem Jahrgang zusammentrommeln, um Choreografien einzuüben. Die Abiball-Mitternachtseinlage besteht meistens aus einem besonderen Showprogramm, das ebenfalls mit dem jeweiligen Motto verbunden ist und von den Abi-Jahrgängen vorgetragen wird. Vielleicht gibt es eine Schultheatergruppe, die diesen Programmpunkt übernimmt oder euch dabei unterstützt.
Reden beim Abiball: Natürlich darf ein offizieller Teil mit Festtagsreden auch bei einem Abiball nicht fehlen. Klärt frühzeitig ab, ob die Schulleitung, Lehrer:innen oder Eltern ebenfalls eine Rede halten möchten. Was immer gut ankommt, sind Anekdoten aus eurer Schulzeit oder eine humorvolle Slideshow mit Fotos von gemeinsamen Ausflügen, Exkursionen und Veranstaltungen. Damit dieser Programmpunkt nicht zu langatmig wird, ist es sinnvoll, die Dauer der jeweiligen Ansprachen mit den Redner:innen abzustimmen.
Personal: Nicht immer stellt der gewählte Veranstaltungsort auch Personal zur Verfügung. Wenn ihr ein Catering bucht, besteht meistens die Möglichkeit, noch zusätzliches Servicepersonal anzufordern. Ihr könnt aber auch Mitschüler:innen aus eurem Jahrgang bitten, beispielsweise den Getränkeservice hinter der Theke und den Kassendienst am Eingang zu übernehmen.
Die besten Tipps zur Finanzierung eures Abiballs
In einem umfangreich geplanten Abiball sind so einige Kosten versteckt. Je extravaganter die Location und je aufwendiger Dekoration und Programmpunkte, desto höher sind die Kosten. Lasst euch davon aber nicht abschrecken, denn es gibt verschiedene Möglichkeiten, um euren Abiball zu finanzieren.
Sponsor:innen suchen
Viele lokale Unternehmen unterstützen euch sicher gerne bei der Finanzierung eures Abiballs. Ihr müsst nur den Mut aufbringen, nachzufragen. Bietet eurem Getränkelieferant:innen, Einzelhändler:innen oder bekannten Unternehmen die Möglichkeit, im Gegenzug Werbeaufsteller zu platzieren oder ihr Unternehmenslogo auf die Eintrittskarten zu drucken.
Eintrittskarten verkaufen
Wenn ihr schon frühzeitig mit dem Verkauf von Abiball Eintrittskarten beginnt, erweitert das euren finanziellen Spielraum enorm. Familie, Freunde, Angehörige oder Begleitpersonen sind immer gerne bereit, euch durch einen vorherigen Kauf der Eintrittskarten finanziell zu unterstützen. Dabei solltet ihr nur im Auge behalten, dass der Preis der Eintrittskarten nicht den Rahmen sprengt.
Abikasse aufbessern
Selbst organisierte Veranstaltungen, wie ein Flohmarkt, Weihnachtsmarkt, Spendenlauf, Poetry Slam, eine Abizeitung oder Abiparty, sind nur ein paar Ideen, um mit dem daraus verdienten Geld eure Abikasse aufzubessern. Werdet kreativ und überlegt, welche Events gut ankommen könnten.
