Hybride Konferenzen: Neue Möglichkeiten der Interaktion

Hybride Konferenzen

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Hybride Konferenzen: Neue Möglichkeiten der Interaktion

Nicht erst seit der COVID-19-Pandemie werden hybride Veranstaltungen organisiert. NatĂŒrlich hat sich aber seit Verbreitung des Coronavirus vor allem im virtuellen Bereich sehr viel getan. Welche Vorteile, Nachteile und Möglichkeiten bieten hybride Events? Spalten hybride Veranstaltungen die Menschen oder bringen sie diese nĂ€her zusammen? Und sind hybride Konferenzen wirklich das neue Normal der Zukunft?

Was sind hybride Konferenzen ĂŒberhaupt?

Der Begriff „hybrides Event“ ist noch relativ jung und eine soziale Innovation des 21. Jahrhunderts. Bei einem hybriden Event werden verschiedene Veranstaltungsformen miteinander kombiniert. Im Konferenzbereich wird die Bezeichnung fĂŒr eine Veranstaltung verwendet, die sowohl öffentlich in physischer PrĂ€senzform mit Publikum stattfindet als auch virtuell via Live-Stream. Ob Konferenz, Meeting, Tagung, Schulung, Vortrag, Workshop oder Messe – eine hybride Veranstaltung kann man offline und online besuchen. Viele Veranstalter bieten außerdem die Möglichkeit, dass Interessierte eine live aufgezeichnete Videokonferenz auch noch nach der Veranstaltung abrufen können.
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Der Unterschied zwischen hybriden und klassischen Konferenzen

Einer der grĂ¶ĂŸten Unterschiede zwischen hybriden und klassischen Konferenzen betrifft die Ortsgebundenheit. Bei klassischen Konferenzen muss jeder Teilnehmende persönlich vor Ort sein, um alle Informationen erhalten zu können. Selten wird eine Konferenz mit einer Videokamera aufgezeichnet. Bei einer hybriden Konferenz haben die Teilnehmer:innen die Möglichkeit, sich von ihrem Homeoffice und aus allen Teilen der Welt zur Veranstaltung zuzuschalten und einzubringen. Egal, wo sie sind, egal, wie spĂ€t es dort ist. Kann jemand auch virtuell nicht teilnehmen, wird bei den meisten hybriden Events von den Veranstaltern die Möglichkeit geboten, sich das Video im Nachhinein anzusehen.

Diese Formen von hybriden Events gibt es

GrundsÀtzlich unterscheiden wir in vier charakteristische Eventformen:

1. Hybride Tagungen

Eine hybride Tagung kann auf verschiedene Arten durchgefĂŒhrt werden. Entweder sind alle Teilnehmer:innen vor Ort prĂ€sent und nur die Vortragenden werden online zugeschalten oder die Teilnehmer:innen können sich entscheiden, ob sie bei der Tagung anwesend sind bzw. sich online zuschalten. Manche hybride Tagungen werden auch vollkommen ĂŒber einen Webcast ĂŒbertragen – darunter versteht sich ein internetbasiertes Meeting, das wie eine Fernseh- bzw. Radiosendung inklusive Interaktionen ablĂ€uft. Je nachdem, fĂŒr welches Format sich der Veranstalter entscheidet, mĂŒssen verschiedene technische Voraussetzungen fĂŒr eine erfolgreiche hybride Tagung geschaffen werden.

2. Hybride Meetings

Große Firmen, die ebenso Niederlassungen in anderen LĂ€ndern fĂŒhren, setzen schon lange auf hybride Meetings. Durch die Homeoffice-Welle wĂ€hrend der COVID-19-Pandemie hat sich das Arbeitsmodell der hybriden Meetings auch in kleineren Firmen verbreitet. Durch hybride Meetings werden Mitarbeiter:innen vor Ort im BĂŒro mit Mitarbeitenden im Homeoffice zusammen in eine Runde gebracht. Viele Unternehmer haben sich bereits mit den geĂ€nderten Bedingungen arrangiert und setzen auch in Zukunft auf hybride Meetings.

3. Hybride Messen

Vor allem im Messebereich sind hybride Veranstaltungen seit Corona eine Neuheit. Das persönliche Face-to-Face-Treffen war einfach unerlÀsslich. Veranstalter einer hybriden Messe werden vor vollkommen andere Herausforderungen gestellt als Organisator:innen einer hybriden Konferenz, eines hybriden Meetings oder einer hybriden Tagung. Aber auch in diesem Bereich hat sich technisch so einiges getan. Modernste Technologien und digitale Konzepte ermöglichen eine Symbiose zwischen real und virtuell.

4. Hybride Workshops

Auch hybride Workshops waren frĂŒher kaum ein Thema, sind aber heute dank der technischen Einrichtungen kein Problem mehr. Ob ein hybrider Workshop die Lernerfahrung der Teilnehmenden bereichert, hĂ€ngt natĂŒrlich von der Vorbereitung und der InteraktionsfĂ€higkeit des Workshop-Leiters ab. Handelt es sich um so etwas wie Bastelworkshops oder Kochworkshops, bei dem die Teilnehmenden idealerweise gleich mit basteln oder kochen sollen, fehlt hier natĂŒrlich die haptische Erfahrung und auch die Möglichkeit, dass der Kurs-Leitende direkt auf Fehler eingehen kann.

FĂŒr wen sind hybride Konferenzen geeignet?

Hybride Konferenzen sind fĂŒr alle Unternehmen geeignet, die ihre Reichweite erhöhen und neue GeschĂ€ftspartner gewinnen möchten. Die digitalen Formate ermöglichen zielgerichtetes Networking und es wird gleichzeitig die Möglichkeit fĂŒr einen informellen Austausch vor Ort geboten. Auch Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen bzw. GeschĂ€ftspartner sowohl im BĂŒro als auch im Homeoffice arbeiten, können mit hybriden Konferenzen alle an einen Ort bringen.

Welche Technik ist fĂŒr eine hybride Konferenz sinnvoll?

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren fĂŒr eine erfolgreiche hybride Konferenz ist die Technik. Es gibt bereits die unterschiedlichsten modernen Videokonferenzsysteme. Der Preis richtet sich natĂŒrlich nach den enthaltenen Funktionen. Oftmals bietet der gewĂ€hlte Veranstaltungsort, sei es ein Hotel oder ein Konferenzzentrum, bereits das notwendige Setup.
Zur technischen Grundausstattung einer hybriden Konferenz gehören:

  • Bildschirm, digitales Whiteboard mit Beamer oder interaktives Display an der Wand,
  • Webcam, die den Blick auf den gesamten Raum ermöglicht,
  • hochwertiges Mikrofon,
  • digitales Streaming-Programm.

Ein Leitfaden fĂŒr hybride Tagungen und Konferenzen

Wie bei PrÀsenzveranstaltungen ist eine Agenda bzw. Tagesordnung auch bei einer hybriden Tagung, Konferenz und einem Kongress unerlÀsslich. Mithilfe der bereits vor der Veranstaltung festgelegten Punkte werden alle wichtigen Themen effektiv abgearbeitet. Um die Interaktion zu fördern, kann die Agenda bereits vorab an die Teilnehmer:innen mit der Bitte versendet werden, eigene VorschlÀge und Themen einzubringen.

Um den Überblick ĂŒber die Teilnehmer:innen zu bewahren, gewĂŒnschte Wortmeldungen nicht zu ĂŒbersehen und chaotisches Durcheinanderreden zu vermeiden, ist bei einer hybriden Tagung, Konferenz bzw. einem Kongress ein Moderator sinnvoll. Dieser kann die Teilnehmenden bei Bedarf zuschalten und fĂŒhrt durch die Tagungsordnungspunkte.

Zu Beginn einer hybriden Tagung bzw. Videokonferenz ist es ratsam, gemeinsam mit den Teilnehmenden einige Regeln festzulegen. Damit nicht plötzlich von allen der Haus- und Hofhund oder Kindergeschrei im Hintergrund zu hören ist, sollten alle Teilnehmer:innen durchgehend die Stummschaltung aktivieren und nur bei Wortmeldungen ihr Mikrofon einschalten. Handelt es sich um einen Vortrag, können die Teilnehmenden gebeten werden, ihre Fragen und Anregungen aufzuschreiben und sich am Ende des Vortrages zu melden. Zum Abschluss der Veranstaltung ist es wichtig, die Möglichkeit fĂŒr einen Abschlussplausch zu schaffen.

Was sind die Vor- und Nachteile von hybriden Konferenzen

 Hybride Konferenzen haben selbstverstĂ€ndlich auch ihre Vor- und Nachteile:
 

VorteileNachteile
Reichweite der Veranstaltung wird erhöhttechnische Probleme können die Veranstaltung verzögern oder sogar abbrechen
neue Möglichkeiten der Interaktion.je nach Erfordernissen hoher technischer Aufwand
in Zeiten der Klimakrise eine nachhaltige VeranstaltungsformOnline-Teilnehmer:innen lassen sich leicht ablenken
Kosten fĂŒr Catering, Service-Personal und Raumequipment entfallennicht alle Teilnehmenden sind immer auf dem Bildschirm sichtbar
nach der Veranstaltung noch online abrufbarfehlende haptische Erfahrung

 

Einer der großen Nachteile einer virtuellen Tagung oder Konferenz ist zudem das fehlende AbschlussgesprĂ€ch. Bei PrĂ€senz-Meetings wird oft noch im Nachhinein bei gutem Essen oder einem gemeinsamen GetrĂ€nk ĂŒber verschiedene Themen diskutiert, ĂŒber AlltĂ€gliches geplaudert und Networking betrieben. Es gibt aber bei den digitalen Streaming-Programmen einige Möglichkeiten, um das soziale Miteinander auch online zu fördern.

Wie sieht die Zukunft hybrider Veranstaltungen aus?

Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass hybride Konferenzen, Messen, Tagungen und Workshops auch in der Zukunft ein Thema sein werden. In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich unglaublich viel getan. Viele Unternehmen haben die Vorteile erkannt, die ihnen nicht nur eine grĂ¶ĂŸere Reichweite und damit mehr GeschĂ€ftspartner sowie Sponsoren bringen, sondern auch flexible Arbeitsmodelle ihrer Mitarbeiter:innen ermöglichen. Neben dem Schutz vor der Verbreitung von Krankheiten, ist auch der Klimaschutz ein gutes Argument fĂŒr die DurchfĂŒhrung von hybriden Konferenzen. 

 

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