Event Apps im Vergleich
Sie als Veranstaltungsplaner brauchen eine gute Stressresistenz und wissen, wie Sie mit den Herausforderungen bei der Eventplanung umgehen. Probleme bei der Suche nach einer geeigneten Location, der Organisation und Verarbeitung der Daten von Teilnehmern, dem Jonglieren von Dienstleistern – all das und mehr funktioniert meistens nicht ganz reibungslos. Daher ist es von Vorteil, wenn Eventmanager in diesen Fällen auf Unterstützung zählen können. Eine solche Hilfestellung bieten Event Apps, die einige Aspekte in der Eventplanung erleichtern können.
Mit Hilfe professioneller Event Apps können Veranstaltungen geplant, umgesetzt und betreut werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Event App ist, wie Eventmanager und Veranstalter davon profitieren können, welche Event Apps aktuell auf dem Markt sind und für welche Art von Veranstaltung ihr Einsatz einen Mehrwert bietet.
Was ist eine Event App?
Eine Event App ist eine Applikation für den Computer oder für mobile Endgeräte, die einen Eventmanager oder Veranstalter bei der Organisation, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterstützt. Event Apps können als Hilfe für einen übersichtlichen Planungsprozess und ein effektives Teilnehmermanagement in der professionellen Veranstaltungsplanung und -durchführung sinnvoll sein.
Welche Arten von Event Apps gibt es?
Grundsätzlich können folgende drei Arten von Event Apps unterschieden werden:
- Apps für Eventmanager für die professionelle Planung
- Apps für private Events
- Apps zum Download für Teilnehmer
Warum sind Apps in der Eventplanung hilfreich?
Event Apps können in der Eventplanung enorm hilfreich sein und Lösungen für vielerlei Probleme bieten. Welche Vorteile sie konkret bieten, wird im Folgenden vorgestellt:
- Vereinfachte Planung: Von den Einladungslisten über Zeitpläne bis hin zu den Räumlichkeiten kann die gesamte Planung über eine Plattform – die Event App – abgewickelt werden. So sind alle Informationen immer an einer Stelle verfügbar.
- Vielfältige Interaktionsmöglichkeiten: Ob bei einem Live-Chat während eines Vortrags oder zum anschließenden Feedback nach einer Veranstaltung – Event Apps bieten vielzählige Interaktionsmöglichkeiten zwischen Teilnehmer und Veranstalter.
- Schnelle Kommunikation: Neben der Interaktion mit Teilnehmern ist es ebenfalls von Vorteil, dass Änderungen, Ankündigungen und wichtige Mitteilungen direkt über die App an die Gäste des Events übermittelt werden können – z. B. über Push-Mitteilungen. Veranstalter können also schnell auf Unvorhergesehenes und Probleme reagieren.
- Effiziente Erfolgsanalyse: Der Erfolg der Veranstaltung kann bereits während, aber vor allem nach der Veranstaltung analysiert und anschließend optimiert werden.
- Einbindung von Social Media: Nicht zuletzt können Event Apps mit Social Media kombiniert und die Präsenz des Unternehmens oder des Veranstalters in den sozialen Medien gestärkt werden. Das erleichtert das Social Media Marketing und damit die Bekanntmachung der Veranstaltung.
Event Apps für die Planung von Tagungen und Seminaren
Der Erfolg einer Veranstaltung hängt von zahlreichen Faktoren, ab wie unter anderem Location, Essen, zeitliche Planung, Programm und Teilnehmermanagement. Damit Konferenzen, Tagungen und Seminare gelingen, ist der Einsatz von Event Apps unverzichtbar geworden. Im Folgenden werden fünf verschiedene Apps vorgestellt, die die Arbeit für Eventmanager erleichtern können. Ein anschließender Vergleich der Event Apps soll der Übersichtlichkeit zugutekommen.
1. Eventbrite Veranstalter App
Mit der Eventbrite Veranstalter App können Events direkt über eine mobile App erstellt und wichtige Eventdetails von unterwegs aus bearbeitet werden. Dank Echtzeitdaten ist der Ticketverkauf immer auf einen Blick ersichtlich. Der benutzerfreundliche Ticket-Scanner gestaltet den Eintritt sehr angenehm. Besonders gut eignet sich die Eventbrite Veranstalter App für zahlungspflichtige Veranstaltungen. Sie bietet auch eine Lösung für eine mögliche Sprachbarriere, da sie nicht nur in Deutsch, sondern auch in vielzähligen weiteren Sprachen wie Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch und Schwedisch erhältlich ist.
Eventbrite Funktionen:
- Daten werden in Echtzeit angezeigt
- Ticketverkauf und -verwaltung innerhalb der App möglich
- Mehrsprachig
- Ideal für zahlungspflichtige Events
2. Event App Partner
Event App Partner ist die optimale App für regelmäßige Meetings und Konferenzen, Partner Events, Einarbeitungsprogramme oder Sales-Kickoffs. Dabei kann die App optimal auf die individuellen Anforderungen der Eventmanager abgestimmt werden und ist von jedem Gerät, egal ob Notebook, iPhone, iPad, Android oder Blackberry nutzbar. Über die App erhalten Teilnehmer die Möglichkeit, das Veranstaltungsprogramm aktiv mitzugestalten. Bereits vor der Veranstaltung, aber auch in Live-Umfragen während der Veranstaltung, können Teilnehmer nach ihrer Meinung und nach Verbesserungsvorschlägen gefragt, Likes und Comments einbezogen sowie Diskussionsrunden gefördert werden.
Event App Partner Funktionen:
- Individualisierbarkeit
- Interaktion mit Teilnehmern
- Live-Updates
- Ideal für Konferenzen und Meetings
- Umfragen innerhalb der App für die Optimierung des Events
3. Crier
Mit Crier können Veranstalter ihre Gäste optimal auf das bevorstehende Event vorbereiten. Mit Fotos und Videos wird die Vorfreude der Gäste gesteigert. Besucher erhalten zudem wichtige News und Aktualisierungen, wodurch sie stets auf dem aktuellen Stand sind.
Crier Funktionen:
- Leichte Bedienung der App
- Mehrsprachigkeit
- Inhalte werden regelmäßig auf Aktualität überprüft und ggf. aktualisiert
- Durch das dreistufige Sicherheitskonzept sorgt die App für Sicherheit bei der Datenübertragung
4. EventZebra
Mit EventZebra sprechen Veranstalter stets die richtige Zielgruppe an. Die Verbindung zu den Teilnehmern bleibt auch nach dem Event bestehen. Diese werden anschließend über Veranstaltungen informiert, die ebenfalls in deren Interessensbereich fallen.
EventZebra Funktionen:
- Langfristige Kundenbindung
- Besondere Hervorhebung bestimmter Veranstaltungen
- Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit mit verschiedenen Feature-Angeboten
- Veranstalter können während des Events mit den Teilnehmern kommunizieren
- Veranstaltungsdaten können analysiert werden (z. B. Zufriedenheit oder Vernetzung der Teilnehmer untereinander)
Weitere Informationen auf EventZebra
5. Eventmobi
Eventmobi eignet sich optimal für Produktpräsentationen oder Events, bei denen das jeweilige Unternehmen im Mittelpunkt stehen soll. So sorgt die App mit ihrem personalisierbaren Design in Farben, Grafiken und Inhalten für ein einheitliches Corporate Design, welches Nutzer in der App mit wenigen Klicks anpassen können.
Eventmobi Funktionen:
- Zahlreiche interaktive Funktionen
- Vielzählige Netzwerkmöglichkeiten
- Teilnehmerprofile
- App auch offline verfügbar
- Gruppendiskussionen möglich
- Persönliche Agenda kann angelegt werden
- Ideal für Produktpräsentationen oder Events
Weitere Apps, die für jeden Eventmanager unverzichtbar sind
Hinter erfolgreichen Kongressen, Fachmessen und Konferenzen steckt eine professionelle Planung und Organisation. Angefangen mit dem Service-Personal über Location und Catering bis hin zur Inanspruchnahme von speziellen Agenturleistungen müssen Event Veranstalter ein sehr breites Aufgabenspektrum abdecken. Neben den bereits vorgestellten Event Apps gibt es noch viele weitere Apps, welche für Eventmanager einen Mehrwert bieten können. Haben Sie das Gefühl bei dem einen oder anderen Thema könnte eine Inspiration hilfreich sein, haben wir für Sie in verschiedenen Kategorien ein paar weitere Services aufgelistet:
- Task Manager: Asana, Wunderlist
- Logistik: Moovel, Flightradar24
- Management von Dateien: WeTransfer, Drive, Dropbox, Evernote, Scannable
- Kommunikation: Skype, Slack, Abbyy Business Card Reader
- Catering: heycater!
- Personalmanagement: UnitLive, UCM
- Location: Spacebase
- Projektmanagement: EventCollab
- Interaktion zwischen Speaker und Audience: VoxR
- Baukasten für die eigene Event App: LineUpr, QuickMobile
Event App: ja oder nein?
Natürlich wird in der Eventplanung auch mit der Hilfe einer Event App nicht immer alles reibungslos und ohne Stress ablaufen. Doch professionelle Apps und Planungstools können eine sehr große Unterstützung bieten. Auf welche Event App letztlich die Entscheidung fällt, hängt von der Art des Events und den persönlichen Vorlieben in der Handhabung ab. Sicher ist aber: Die Nutzung von Event Apps geht für Veranstalter mit zahlreichen Möglichkeiten und Vorteilen einher. Der vorliegende Vergleich der Event Apps bietet eine zielführende Orientierung und soll bei der Auswahl helfen. Denn mit der richtigen App können Eventmanager nicht nur jede Menge Zeit und Geld sparen, auch der Veranstaltungserfolg kann optimiert werden.